SUBTOTALES

SUBTOTALES

La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada área de nuestro gasto. 

 Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo

El comando Subtotal aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.

Al insertar subtotales:

• Subtotales    se calculan con un función de resumen, como suma o promedio, mediante la función subtotales. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.
• Los totales    se deriva de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si utiliza la función de resumen promedio, la fila total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle en la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Insertar subtotales

NOTA  Si filtra los datos que contiene los subtotales, los subtotales aparezcan ocultos. Para volver a mostrarlos, borrar todos los filtros para obtener más información acerca de cómo aplicar filtros, consulte Inicio rápido: filtrar datos utilizando un Autofiltro.

1. Asegúrese de que cada columna de un intervalo de datos para el que desea calcular subtotales tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares en cada columna y el rango no incluye ninguna fila o columna vacía.
2. Seleccione una celda del rango.
3. 
   
4. 
   
5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   Insertar un nivel de subtotales
   Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.
   
   1. En cada cambio en la columna Deporte...
   2. …calcula el subtotal de la columna Ventas.
1. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la fichaDatos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.
2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.
   
   Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.
3. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Deporte.
4. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.
5. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Ventas.
6. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
7. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.
8. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

VÍDEO DE EJEMPLO

https://www.youtube.com/watch?v=7b18o7EWHzI

No olvide dejar su comentario al respecto del tema, que entiende sobre subtotales y cuando los puede utilizar.